Цель совещания? Ведь мы же говорим о работе в условиях хронической нехватки времени?! Нам просто некогда думать о каких-то целях, разве не так?
Да, конечно. Но, тем не менее, вам придется найти время и определить цель.
Постановка цели поможет провести совещание быстрее.
Имея четко сформулированную цель, вы сразу увидите, какие пункты повестки дня действительно нужны, а какие нет. У вас появится возможность отказаться от ненужных вопросов. Более того, иногда становится очевидным, что само совещание не нужно, поскольку оно не приближает вас к цели. Да, такое случается — отмена совещания. Все свободны, еженедельного совещания в этот раз не будет, просьба найти себе другое занятие.
Уже из-за этого стоит задуматься над постановкой цели.
Главное, все же, добиться, чтобы совещание принесло результаты, ради которых его созывали. Кроме того, очень важно в наш динамичный век избежать пустой траты времени. Именно поэтому процесс подготовки должен начинаться с постановки цели.
Как правило, цель совещания совпадает с целью коллектива, например:
- обеспечить успешное выполнение проекта в установленные сроки в рамках предусмотренного бюджета;
- обеспечить получение прибыли и удовлетворение потребностей клиентов;
- обеспечить снижение эксплуатационных расходов и повышение производительности труда;
- добиться реализации задач, поставленных перед отделом.
Именно для этого вы проводите совещание, именно поэтому необходимо постоянно держать цель в поле зрения. На ее формулирование может уйти всего несколько минут.
Определив, в чем заключается ваша цель, изложите ее в письменной форме. Первое, что человек перестает делать, когда спешит, это думать. Однако минута, потраченная на размышление в начале, позволит сэкономить массу времени впоследствии. Более того, если речь идет о регулярном совещании, вам не придется заниматься постановкой цели каждый раз.
Цель ежемесячного совещания всегда постоянна, вам нужно лишь периодически освежать ее в памяти.
Имея ясную цель, проанализируйте предлагаемые пункты повестки дня (мы остановимся на этом ниже). Если какой-либо из пунктов не способствует достижению цели, то он не относится к делу. Конечно, может оказаться, что и этот вопрос заслуживает внимания, но его целесообразно вынести на другое совещание или провести обсуждение путем электронной рассылки или выпуска меморандума.
Совет:
ПАУЗА
Не предпринимайте ничего до тех пор, пока не сформулируете цель. Выделите для этого три минуты и не отвлекайтесь ни на что другое. Такой подход позволит избежать соблазна пропустить этап постановки цели из-за нехватки времени.
ДЛЯ ЧЕГО ПРОВОДИТСЯ СОВЕЩАНИЕ?
Причина проведения большинства регулярных совещаний одна и та же: мы собираемся еженедельно, раз в две недели или месяц потому, что это еженедельное/двухнедельное/ежемесячное совещание.
Но нужны ли нам эти совещания на самом деле?
Если совещание не приближает коллектив к поставленной перед ним цели, то зачем проводить его?
Первый вопрос, на который вы должны дать ответ при планировании совещания, звучит так: «Действительно ли нам нужно это совещание?» Если ответ отрицателен, отменяйте мероприятие. Это ваше совещание, в конце концов, вы можете поступать с ним по своему усмотрению.
У вас нет времени на проведение совещаний, которые вам не нужны.
- Вполне возможно, в целом вам нужны еженедельные совещания, но на этой неделе его можно пропустить.
- Не исключено, что вам лучше проводить совещания раз в две недели или раз в месяц.
ФОРМА ОБЩЕНИЯ
Хотя ненужное совещание лучше всего отменить, не следует забывать, что совещания коллектива имеют очень большое значение как форма общения сотрудников.
В некоторых случаях совещания желательно проводить чаще с тем, чтобы люди видели друг друга и общались напрямую, а не по телефону.
- Это помогает сформировать и укрепить чувство коллектива.
- Это позволяет показать сотрудникам роль каждого из них в команде, от места в иерархии до ценности вклада в общее дело (в том числе и вашу роль, как роль лидера).
- Это позволяет сформировать чувство преданности общему делу и коллективной ответственности — решения, принятые демократическим путем, скорее получат поддержку, даже у тех, кто не голосовал за них.
Не стоит проводить совещания только для того, чтобы дать людям возможность пообщаться (вечеринка после работы может быть эффективнее в этом плане), просто смотрите на это как на лишний довод в пользу проведения совещания.
Совет:
ПРОСТО ПОЗВОНИТЕ
Подумайте, не лучше ли вместо совещания провести телефонную конференцию? Это может сэкономить время. Регулярные совещания с физическим присутствием сотрудников иногда полезно чередовать с телефонными конференциями.
БЫСТРАЯ ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
Посмотрим правде в глаза. Профессионально подготовить и идеально провести совещание, если в вашем распоряжении всего час, невозможно хотя бы потому, что составить повестку дня и ознакомить с ней сотрудников нужно было, как минимум, неделю назад. Вы могли бы справиться с этим за час или даже быстрее, но не сейчас, а неделю назад.
Повестку дня сотрудникам нужно знать заранее, чтобы прочитать необходимые документы, собрать информацию, которой они будут оперировать на совещании, или подобрать данные, подкрепляющие их точку зрения по тому или иному вопросу.
Заблаговременное оповещение дает также людям возможность обратиться к вам, если они хотят добавить новый пункт или видят, что включенный пункт потеряет актуальность к моменту проведения совещания.
Лишив людей этой возможности, вы рискуете потратить массу времени на пустые разговоры из-за того, что они не владеют ситуацией или не располагают информацией, которая нужна для принятия решения. Могут также начаться споры по поводу обоснованности включения того или иного вопроса в повестку.
Как избежать подобного развития событий?
Есть три варианта решения проблемы.
- Отложить совещание хотя бы на три-четыре дня (наилучшее решение). Регулярное совещание без каких-либо срочных вопросов можно вообще отменить. Использовать полученную передышку для разработки и распространения повестки и провести совещание после того, как все подготовятся к нему.
- Провести инструктивное совещание и рассмотреть только те вопросы повестки, которые требуют безотлагательного решения, а все остальное отложить до следующего
- Провести совещание, если другого выхода нет, и торжественно пообещать себе, что в следующий раз вы начнете готовить такое мероприятие заблаговременно.
Совет:
Помните, на подготовку следующего совещания вам не потребуется больше времени. Подготовка займет столько же времени, только начинать ее нужно раньше.
Перед проведением очередного совещания сделайте следующее:
- Попросите людей, располагающих необходимой информацией, заблаговременно предоставить вам соответствующие документы (зачастую это можно сделать на предыдущем совещании).
- Подготовьте повестку за 7-10 дней до проведения совещания (или за три дня в случае еженедельных совещаний), заранее отведите на это время в своем графике. При проведении регулярных совещаний подготовку повестки можно запланировать сразу до конца года.
- Разошлите повестку со всей сопровождающей документацией как можно раньше. Не забывайте, у большинства ваших коллег график работы крайне напряженный.
Материалы по теме:
СОВЕЩАНИЕ: ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ