Честно говоря, об этом поздновато думать, когда до совещания остается всего полчаса. Но если вы решите отложить совещание, то приведенные здесь рекомендации будут очень кстати и помогут вам сберечь время.
После того как повестка дня подготовлена, нужно известить о совещании его участников. Поэтому следующее, что вам предстоит сделать, это определить, кто должен присутствовать. Небольшие совещания всегда проходят быстрее и нередко более продуктивны, чем крупные. Из этого следует, что число участников должно быть минимальным.
Вот общие правила:
- идеальное число участников совещания колеблется от четырех до семи;
- совещание остается управляемым, если число участников не превышает десяти;
- любыми путями избегайте совещаний, на которых будет присутствовать более 12 человек— оно отнимет у вас целый день.
Сказанное звучит хорошо, но ограничить число участников не так-то просто. Все мы не прочь посетовать на то, что нам приходится посещать совещания, но никому не нравится, когда его вычеркивают из списка участников. Иногда людям кажется, что их роль недооценивают, а иногда им просто хочется высказать свое мнение. Подобные трудности, однако, вполне можно обойти. Главное, помнить: сокращение числа участников — необходимая мера, поскольку времени на проведение большого совещания у вас нет.
Приведем несколько рекомендаций:
- Проанализируйте повестку и определите, надо ли всем присутствовать на совещании от начала до конца, возможно, кто-то может уйти в середине или прийти к обсуждению конкретного вопроса (еще один довод в пользу проставления времени напротив каждого пункта). Конечно, вряд ли кому понравится постоянное движение во время заседания, но очень часто повестку можно разделить на две-три части, в обсуждении каждой из которых должна участвовать определенная группа людей.
- Как вариант можно рассмотреть возможность проведения двух более узких совещаний вместо одного большого.
- Пригласите для предварительной встречи небольшую группу людей, обсудите с ними определенные вопросы, а затем предложите представителю этой группы прийти на ваше совещание, где он может высказать коллективное мнение или предложение.
- Не забывайте, однако, что бывают моменты, когда нужно собрать команду целиком, чтобы укрепить в сотрудниках чувство коллектива. Инструктивные совещания (их мы рассмотрим ниже) могут быть более широкими, как, впрочем, и любые другие собрания коллектива, которые носят информационный характер и не предполагают обсуждения или принятия решений.
Совет:
ЭТО ВАЖНО ДЛЯ СОВЕЩАНИЯ
Если вы подозреваете, что исключение человека из списка участников может обидеть его позвоните ему. Скажите: «Я вижу, вы слишком заняты, чтобы присутствовать на этом совещании. Если бы вы смогли сейчас высказать свои комментарии или соображения, нам не пришлось бы занимать ваше время, когда у вас столько срочной работы».
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДДЕРЖКИ
Итак, вы наметили, кого пригласить на совещание, но прежде чем рассылать повестку дня, необходимо приложить к ней разъяснительные документы. У любого нормального человека сердце екает при одной мысли о разъяснительных документах. Представляются эдакие кипы бумаг, на которые, вы прекрасно знаете, нет времени.
Если вы смотрите на разъяснительные документы именно так, примите наши поздравления, ваши инстинкты не лгут. Огромная пачка документов с повесткой дня, прилепленной сверху, это действительно нечто ужасное. Вы сами-то читали эти документы? Нет? Так не надейтесь на то, что кто-нибудь еще будет их читать.
Конечно, разъяснительные документы имеют определенный объем, но, тем не менее, мы не хотим полностью отказываться от них.
- Это лучше, чем заставлять всех читать материалы во время совещания. Возможно, вы уже сталкивались с ситуацией, когда все молча читают бумагу, а потом ждут, пока с ней справится самый медлительный из присутствующих.
- Это позволяет людям обдумать вопрос заранее и прийти на совещание с готовыми комментариями и идеями.
- Если кто-то решит добавить что-нибудь новое, у него остается возможность найти нужную информацию до совещания.
- Те, кто не желают связываться с грудой бумаг, но и не хотят отказываться от документов вовсе, выбирают золотую середину — короткий вариант документов. Заранее попросите сотрудников представлять вам краткие пояснительные документы. Определив состав участников и подобрав необходимые (краткие) разъяснительные документы, разошлите их вместе с повесткой дня. Подготовительная работа на этом заканчивается.
Совет:
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ
Даже если у вас нет времени на изучение документов, которые вам предоставили, вы все же можете создать впечатление, что они проработаны. Приклейте к страницам несколько цветных закладок, подчеркните некоторые предложения, поставьте на полях вопросительные знаки красными чернилами.
Совет:
ТЕХНИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ
Некоторые бумаги, например финансовые и статистические документы, лучше раздавать во время совещания, а не рассылать заранее. Подобные материалы обычно требуют пояснений или вызывают вопросы.
Совет:
Стремитесь к тому, чтобы разъяснительные документы были предельно краткими. К обширному документу можно приложить резюме объемом не более страницы. (Учитывая, что все читают только резюме, основной документ чаще всего рассылать не стоит). Иногда необходимо разослать более объемный отчет или документ; позаботьтесь о том, чтобы к нему также было приложено резюме. Это сэкономит массу времени не только вам, но и всем остальным как до совещания, так и во время его проведения.
Материалы по теме:
СОВЕЩАНИЕ: ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ