Как вести совещание

Для начала внесем ясность в один вопрос. Вас как руководителя оценивают по достигнутым результатам. Результат — это следствие действий или решений, которые являются продуктом эффективных совещаний. Иными словами, от эффективности проводимых совещаний зависят результаты вашей деятельности и, следовательно, ваша репутация.

Как ни крути, а успех или провал совещания целиком определяется мастерством того, кто его ведет. В этом есть, конечно, своя прелесть — когда совещание проходит успешно, все знают, что это ваша заслуга (спасибо, правда, за это никто не скажет). Если совещания приносят плоды, да притом еще и быстро, ваша репутация повышается чрезвычайно.

Subscription to the analytical newsletter (800x100)

Подготовительная работа, которую вы проделали (подробнее: формирование повестки дня, кого приглашать на совещание), уже приблизила вас к успеху.

В данный момент перед вами:

  • ясно сформулированная цель;
  • детально проработанная повестка дня, из которой ясно, какой результат должно принести обсуждение каждого вопроса и сколько времени на это отводится;
  • действительно нужные вам люди, которые хорошо подготовлены к обсуждению стоящих в повестке вопросов и имеют все необходимые разъяснительные документы.

Вам остается провести совещание по возможности быстро, но не срезая углов и не упуская важных моментов.

СТРУКТУРА

Первое, на что нужно обратить внимание, это как подойти к представлению вопросов повестки. Не стоит открывать вопрос без вступительного слова, вызывая у людей недоумение по поводу того, откуда он взялся или куда ведет. Переход к вопросу должен быть логичным, чтобы всем присутствующим было ясно, о чем идет речь. Одни могут очень хорошо знать суть дела, другие, возможно, не вникали в вопрос до настоящего момента, а третьи вообще могли в нем ничего не слышать.

Каждый вопрос необходимо представить. Вы можете сделать это сами или попросить выступить человека, который отвечает за вопрос.

В любом случае, во вступительном слове должны быть кратко раскрыты следующие моменты:

  1. почему вопрос включен в повестку дня;
  2. краткая история вопроса вплоть до нынешнего дня;
  3. что необходимо установить, предложить или решить на данном совещании;
  4. основные аргументы, выдвигаемые заинтересованными сторонами;
  5. действия, которые может выработать настоящее совещание.

Вступительное слово не должно занимать более одной-двух минут, это следует довести до участников совещания и продемонстрировать на примере, предположим, что вопрос касается новой рекламной брошюры.

Ее можно представить следующим образом:

До того как в сентябре наша компания выпустит на рынок новый продукт, мы должны подготовить рекламную брошюру. Сегодня нам предстоит решить, как лучше распределить средства, и какими ресурсами мы можем воспользоваться.

Прежняя брошюра устарела настолько, что мы стали получать жалобы на ее содержание. Нам нужно подумать, как в принципе распорядиться выделенными средствами. Можно, например, сделать ее толстой и всеобъемлющей, но с простым дизайном, или краткой, но с цветными иллюстрациями и приложить к ней черно-белый каталог с техническими характеристиками изделий.

Таким образом, перед нами дилемма — всеобъемлющая простая брошюра или две брошюры, одна из которых цветная, а другая, относительно дешевая, черно-белая. Особое внимание нужно уделить дизайну и содержанию, а также графику подготовки, с тем чтобы уложиться в сроки, отведенные на проект.

Очевидно, что подобное представление не занимает много времени, но позволяет избежать лишних вопросов относительно содержания дискуссии и т.п.

После вступительного слова переходите к обсуждению вопроса, придерживаясь следующего порядка:

  1. выявление фактов;
  2. анализ их значимости;
  3. формирование общего взгляда;
  4. принятие решения.

Выявление фактов. Необходимо тщательно обдумать доводы, которые подкрепляют варианты. Вся более или менее существенная информация должна быть разослана заранее, чтобы не тратить время на совещании. Здесь же вы должны привести цифры, калькуляцию, образцы стилей брошюры, результаты исследований и т.п. — все, что требует обсуждения.

Анализ значимости фактов. Это уже реальные прения. После предъявления фактов наступает время высказывания мнений и аргументов.

Формирование общего взгляда. Когда высказаны все мнения, люди начинают повторяться, если им дать такую возможность. Как только вы почувствуете, что все значимое уже озвучено, переходите к выработке общего взгляда на наиболее приемлемый вариант.

Принятие решения. Подведите итог и закрепите его в письменной форме, включая все вытекающие из него действия (о ведении протокола заседания мы поговорим позже).

Во время совещания именно вы должны следить за тем, чтобы присутствующие соблюдали данный порядок при обсуждении всех вопросов. Когда участники начинают отклоняться от него, не стесняйтесь напоминать, на каком этапе обсуждения вы находитесь. Например: «Стоп! Мы еще не выслушали до конца доводы за и против, поэтому не можем переходить к формированию общего взгляда» или: «Нам ни к чему снова перечислять факты — они прекрасно всем известны. Мы должны двигаться вперед и определить их значимость».

Вы должны жестко контролировать ход совещания. Стоит лишь раз дать послабление — закрыть глаза на запугивание или пустую трату времени, — как от желающих встать на этот путь не будет отбоя. Не позволяйте присутствующим отвлекаться от основной цели совещания.

Действуйте непреклонно, но мягко!

Иногда нужно вмешаться, чтобы дать возможность высказаться более тихому участнику или тому, чье мнение вы считаете ценным. В некоторых случаях полезно подвести промежуточный итог, особенно когда обсуждается сложный вопрос или участники теряют нить рассуждений.

Можно не сомневаться в том, что вы не хотите тратить время впустую. Продуманная повестка дня и хорошее владение ситуацией позволят вам уложиться в график, не вызывая у окружающих ощущения гонки и не заставляя их принимать решение до того, как оно назреет.


Совет:

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СЛОВО

Попросите представить вопрос того, кто за него отвечает. Если он не умеет изъясняться кратко, вы всегда можете сформулировать вопрос сами, но только постарайтесь не обидеть сотрудника. Представление спорных вопросов требует нейтрального отношения, поэтому вам лучше взять его на себя. Поручая это одной из противоборствующих сторон, вы невольно отдаете ей свое предпочтение.


Совет:

ЗАПИСЫВАЙТЕ ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ

Было бы неплохо сделать плакаты с основными вопросами или написать эти вопросы на доске. Например: «Какое значение для нас имеют эти факты?» Такой прием поможет людям сосредоточиться на обсуждаемой теме.


СОБЛЮДЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Это еще одна из ваших ключевых задач. Вам, конечно, не хотелось бы погонять людей, но и транжирить время тоже не особенно хочется. Нужно показать, что вопросы требуют срочного решения, но не допустить спешки.

Прежде всего, позаботьтесь, чтобы совещание началось вовремя. Кому хочется терять свое время в ожидании, когда подтянутся другие? Выход предельно прост: начать совещание вовремя независимо ни от чего. Если кого-то нет, ему же хуже — он не сможет отстоять свою позицию. И ни в коем случае не возвращайтесь к решенным вопросам, когда он наконец появится, пусть читает протокол, если захочет узнать. Это быстро научит приходить на ваши совещания вовремя.

Другой распространенной формой бесплодной траты времени являются слишком пространные разъяснения или попытки раздать документ прямо на заседании под тем предлогом, что его не успели разослать вместе с повесткой дня. Не допускайте этого. Если нет веского основания, без колебания переносите вопрос на следующее совещание.

В целом же существует целый ряд способов заставить людей придерживаться регламента:

  1. Не позволяйте отклоняться от темы. Если вы неизменно будете пресекать разного рода отступления вроде забавных, но не имеющих отношения к делу анекдотов, у людей исчезнет соблазн рассказывать байки во время совещаний. Это вовсе не означает, что на совещаниях нет места юмору, в некоторых ситуациях он буквально неоценим; просто не давайте отклоняться от темы.
  2. Напоминайте присутствующим о времени: «На этот вопрос у нас отведено всего 10 минут, поэтому давайте займемся выработкой общего взгляда».
  3. Если ваши собственные высказывания будут краткими и релевантными, люди невольно начнут подражать вашему стилю (не всегда, конечно, но в целом это именно так).
  4. Освойте живой стиль разговора, подчеркивающий ваше стремление быстро продвинуться вперед.
  5. Поторапливайте людей жестами: подайтесь вперед, смотрите говорящему в глаза, приподнимайте брови, быстро кивайте, отмечая важные моменты.

Вам необходимо следить за тем, чтобы по каждому пункту повестки было сформировано общее мнение; если этого не удается сделать по каким-либо причинам, снимайте вопрос с обсуждения и переходите к следующему пункту.

О том, что вопрос лучше снять с обсуждения, свидетельствует целый ряд признаков:

  1. Из-за недостатка фактов невозможно прийти к заключению.
  2. Вопрос требует участия людей, которые отсутствуют на совещании.
  3. Присутствующим требуется больше времени на обдумывание и консультации с коллегами.
  4. Ситуация изменяется таким образом, что сводит на нет любое решение, которое может быть принято сейчас.
  5. На данном совещании недостаточно времени для принятия обоснованного решения.
  6. Выясняется, что вопрос можно решить быстрее и эффективнее без его рассмотрения на совещании.

При наличии любого из перечисленных признаков обсуждение вопроса следует закрыть и перейти к следующему пункту повестки. Вместе с тем позаботьтесь о том, чтобы дело не остановилось: договоритесь, какую информацию нужно подготовить и разослать до следующего совещания, установите его дату и т.п.


Совет:

ВПЕРЕД, ВПЕРЕД, ВПЕРЕД

Сложнее всего, когда вам нужна краткость, совладать со словоохотливым человеком. Если вы хотите остановить словоизвержение, встаньте у руля; не пытайтесь бежать впереди паровоза. Перехватите инициативу и продолжайте обсуждение. Например: Это очень хорошая идея, Джим, над нею стоит подумать. К какому выводу ты пришла, Бренда? У нас хватит персонала для обслуживания трехдневной выставки?»


Совет:

ОПОЗДАВШИЕ

Ведите протокол совещания так, чтобы было видно, кто опоздал или ушел раньше времени. Формально вы просто показываете, кто участвовал в решении того или иного вопроса, а на деле — приучаете людей приходить вовремя.


Совет:

КАК БОРОТЬСЯ С ПУСТОЙ ТРАТОЙ ВРЕМЕНИ

Если вы опасаетесь, что на совещании вам будут досаждать любители поболтать, назначьте начало мероприятия за час до обеденного перерыва или конца рабочего дня. Вряд ли кто-то будет затягивать обсуждение за счет своего личного времени.


Совет:

ПУСТЬ РАБОТАЕТ КОМИТЕТ

Пустой тратой времени на совещании следует считать обсуждение документов, которое заканчивается их отправкой на доработку. Если такое происходит, постарайтесь сообща определить, в чем состоит недостаток документа, и поручите кому-нибудь подготовить новый вариант, а затем распространить его для ознакомления.


ПРОТОКОЛ

Совещание окажется пустой тратой времени, если все разойдутся так, словно ничего не произошло. Кто-то решит, что принимать меры должны другие, до кого-то может не дойти, что решение было окончательным. Принципиально важно зафиксировать все, что произошло на совещании и что намечено на следующий раз. Именно для этого нужен протокол.

Кто бы ни делал записи во время совещания, ответственность за ведение протокола лежит на вас. Он должен быть не очень длинным, но предельно ясным.

В протоколе обычно отмечаются следующие моменты:

  • время, дата начала совещания, место его проведения; фамилия, имя и отчество того, кто вел заседание;
  • имена всех присутствующих, а также и отсутствующих; имена тех, кто опоздал или ушел раньше, и на сколько;
  • все вопросы, которые ставились на обсуждение. По каждому вопросу должны быть указаны основные аргументы, решения или действия, а также имя лица, ответственного за выполнение оговоренных действий;
  • время окончания совещания;
  • дата, время и место следующего совещания.

Совет:

БЕЗ ВСЯКИХ СОМНЕНИЙ

Чтобы не оставалось никаких сомнений или недопонимания, вы можете зачитывать записи из протокола в конце обсуждения соответствующих пунктов повестки.


Совет:

НАЗНАЧЕНИЕ ДАТЫ

Намного проще взять календарь и установить дату следующего заседания в конце совещания (особенно в случае регулярных совещаний), а не согласовывать ее по телефону спустя некоторое время.


Совет:

Очевидно, что более быстрая и продуктивная работа в процессе совещания отнимает меньше времени, чем непродуктивная. У вас есть все возможности провести совещание должным образом сейчас, вы сумеете сделать это и в последующем.

Придерживайтесь основных правил, и в следующий раз ваше совещание пройдет быстрее и эффективнее. Увидев ваш стиль, люди естественным образом приспособятся к нему. Чем более последовательно вы будете действовать, тем скорее они поймут, что к чему.


Чтобы совещания проходили без проволочек, вам необходимо:

  • начинать заседания строго в назначенное время, независимо от того, все ли собрались или нет;
  • сделать вступительное слово к вопросам повестки предельно кратким;
  • пресекать любые отступления от темы;
  • обеспечить заблаговременное ознакомление участников с необходимыми документами (за исключением тех, что относятся к вопросам, включенным в повестку в последний момент);
  • высказываться кратко и по существу.

Материалы по теме:

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ СОВЕЩАНИЯ

СОВЕЩАНИЕ: ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

КОГО ПРИГЛАШАТЬ НА СОВЕЩАНИЕ

ПОДХОД К РАБОТНИКАМ ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЙ

ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

20 − пятнадцать =

Пролистать наверх